Excel. Простые примеры для автоматизации работы
Глава 1. Нелепые вопросы, которые всё ещё встречаются.
Иногда встречаются ситуации с нестандартными вопросами. Вроде бы, всё идёт по стандартной отработанной схеме и не должно быть вопросов, но бывают и такие ситуации, которые описаны ниже.
Девушка, которой пришлось помогать в решении вопросов - Ольга.
Вопрос 1.
Ольге было необходимо сформировать отчёт по заработной плате, распределив его на две группы - оплата труда работников и стимулирующие выплаты.
Увидев таблицу, которую показала мне Ольга, я была удивлена, потому что с такими таблицами уже давно никто не работает.
***
В образце, как в Таблице 1.1. , строки с информацией чередуются с пустыми строками. Очень много лет назад я сталкивалась с тем, что в таком виде информация выгружалась из 1С: бухгалтерия, версия 6]
Таблица 1.1. Исходный вариант таблицы.
Я показала Ольге, как изменить вид таблицы.
Для того, чтобы в дальнейшем у компании не возникало подобных вопросов, в техническую документацию мы внесли следующий порядок действий:
- выделить ячейки мышкой таблицу ;
- выбираем Главная, найти и выделить, выделить группу ячеек, пустые;
- удалить, ячейки со сдвигом вверх.
Таблица 1.2. Таблица после обработки.
В Таблице 1.2. представлен новый вариант таблицы.
После удаления пустых строк мы получили стандартную таблицу, готовую к обработке с использованием Сводных таблиц.
Следующим действием мы вставили в таблицу дополнительный столбец и разделили позиции по группам - оплата труда работников и стимулирующие выплаты.
Выделили таблицу и во вкладке Главная выберем Форматировать как таблицу. Образец того, что нужно сделать представлен в Таблице 1.3.
Таблица 1.3. Формируем таблицу.
Далее – Вставка, Сводная таблица.
В таблице 1.4. представлен образец, где показано какие варианты для вставки таблицы можно выбрать.
Таблица 1.4. Размещение на новый лист.
Можно разместить таблицу на новом, а можно на существующем листе с указанием диапазона для размещения.
Таблица 1.5. Размещение на существующий лист с указанием диапазона.
Нам потребовалось не более пяти минут, чтобы создать отчёт, как показано в Таблице 1.6.
Отчёт вместо данных из нескольких сотен строк суммировал информацию и отразил результаты в две строки.
Таблица 1.6. Вариант отчёта, сформированного
с использованием сводных таблиц.
Работа со сводными таблицами позволяет перестраивать отчёты в любом удобном виде. Подробнее о Сводных таблицах написано в Главе 2.
Также на примере отчёта Ольги я показала, как мы можем использовать формулу СУММЕСЛИ:
=СУММЕСЛИ(C:C;$F8;D:D)
=СУММЕСЛИ(C:C;$F9;D:D)
Отредактировано: 08.10.2023
Добавить в библиотеку 