Excel. Простые примеры для автоматизации работы

Глава 5.3. База данных

На данной этапе в технической документации компании должно быть описание создания Базы данных, из которой формулы забирают информацию для калькуляции по грузоперевозкам.

Таблица 5.3.1., в которой показаны основные данные, формирующие необходимую инфориацию для строк со второй по шестую (включительно) предоставлена ниже:

Таблица 5.3.1. Содержание столбцов для увязки с калькуляцией.

Что содержат столбцы в Базе данных для калькуляции:

В столбце В, который присутствует во всех формулах внесена информация по

№ по порядку - будет содержать номер, который необходимо внести в ячейку F2 калькуляции, чтобы начали работать формулы = ПРОСМОТР. Для формирования калькуляции в рассматриваемой компании с 1000 единиц техники необходимо создать 1000 строк - по одной на каждый автомобиль. А также 1000 листов для калькуляций. Хотя можно использовать макросы и сделать иначе. Но по макросам - отдельные вопросы, к которым мы подойдём значительно позже.

В следующем столбце С содержится информация о Принадлежности транспортного средства.

В компании может быть большой парк автомобилей. Часть из них находится в собственности у компании. Другие арендуются. Третьими компания владеет на основании договоров лизинга.

Небольшое отступление относительно транспорта, находящегося в лизинге:

В предыдущих главах мы упомянули, что будем на основании договоров аренды и лизинга готовить информацию для платежного календаря.

Это образец с таблицей 5.3.2. содержит наименования столбцов для Платёжного календаря.Таблица была создана по факту получения данных по оплатам за лизинговые транспортные средства, и сохранили в процессе подготовки калькуляции по грузоперевозкам.

Отметим, что в конкретном случае, компания запросила у лизинговых компаний договора в электронном виде, чтобы не терять время на повторном наборе информации.

В таблице следующие наименования столбцов:

Дата;

Содержание операции;

Сумма;

БДДС месяц;

БДДС Доходы/ Расходы;

БДДС Статья;

Примечание;

Фактическая дата.

Таблица 5.3.2. Формируем платёжный календарь.

***

Вернёмся к нашей Базе данных.

Мы создали дополнительный столбец В лизинге до… В дальнейшем информация из этого столбца потребуется для формирования Информационных листов по периодам.

Марка, Тип и Грузоподъёмность нужны нам для информации в шапке калькуляции. Также грузоподъёмность будет влиять на межразрядный коэфициент при расчёте заработной платы водителя.

Пробег на 01….. необходим, чтобы в дальнейшем оценить затраты на техническое обслуживание автомобиля в конкретном периоде. В больших транспортных компания для этого ведутся лимитные карты. В зависимости от пробега транспортного средства меняются лимиты на техническое обслуживание и ремонт.

Для планового расчёта: км, час. Планируем работу наших транспортных средств в зависимости от наличия заявок от клиентов (или наличия объёмов работ, если перевозка будет осуществляться для собственных нужд компании).