Excel. Простые примеры для автоматизации работы

Глава 2. Работа со сводными таблицами и большим объемом информации.

Сводные таблицы в Excel - это очень мощный инструмент.

Если вам не приходилось работать со Сводными таблицами, то и в этом случае достаточно нескольких примеров ниже, чтобы начать самостоятельно создавать небольшие отчёты. Сделаем несколько пробных вариантов. А позже вы сможете работать с любыми таблицами в своей компании.

Не только работать, но за считаные секунды менять их вид и состав.

Для более простого понимания работы со Сводными таблицами рассмотрим сокращённый вариант Отчёта по продажам, представленный в Таблице 2.1.

Таблица 2.1. Отчёт по продажам.

У нас есть четыре столбца (Наименование товара , Группа товара, Регион продаж, Сумма продаж в условных единицах). Но даже этих четырёх столбцов вполне достаточного для того, чтобы увидеть варианты простых отчётов, которые можно создавать с помощью Сводных таблиц в Excel.

Идём вслед за образцами и смотрим, какие из возможных вариантов обработки существуют в предложенных функциях Excel.

В нашем отчёте всего несколько строк но, если вы используете для обработки свой отчёт, где несколько десятков- тысяч строк, то скорость обработки и создания отчёта с использованием Сводных таблиц не изменится.

Наши действия, которые необходимо выполнить:

Выделяем имеющуюся таблицу.

Вставка - Сводная таблица - На существующий (или новый лист).

В зависимости от выбора нужной нам информации мы можем построить различные отчёты.

Это простой отчёт: подробного описания не будет. Необходимо проявить самостоятельность и создать свой вариант отчёта. Неважно будет ли исходная таблица похожа на Таблицу 2.2.: учимся на примере, но делаем свою работу, а не работу образца.

Небольшое отступление: Нажимаем правую кнопку мышки и выбираем Параметры полей значений. Выберите, например, Количество, если необходимо анализировать не денежные показатели, а иные.

Иных несколько вариантов: количество, среднее, максимум, минимум, произведение, количество чисел, смещённое отклонение, несмещённое отклонение, смещённая диспрессия, несмещённая диспрессия).

Таблица 2.2. Отчёт с использованием Сводных таблиц.

Мы можем перенести Регион продаж в Фильтры. И у нас будет новый вид отчёта:

Таблица 2.3. Отчёт, изменяем вид.

В Сводных таблицах есть раздичные области: ФИЛЬТРЫ, СТОЛБЦЫ, СТРОКИ, ЗНАЧЕНИЯ. Попробуйте выбрать различные варианты для ваших данных. Вы можете два раза (или более) разместить в ЗНАЧЕНИЯ Сумму продаж. В таком случае, в Параметрах полей значений один из столбцов можно определить, как сумма; второй - количество (или что-то иное из Параметров полей значений).

Используя тот же отчёт, можно через Конструктор - Макет отчёта - Показать в табличной форме - Показать все подписи элементов привести отчёт к такому виду, как в Таблице 2.4.:

Таблица 2.4. Используем Конструктор.

Снова забываем, что мы делали таблицу по образцу и самостоятельно рассматриваем, что можно сделать в Конструкторе для обработки информации, которая имеется в вашей компании:

Промежуточные итоги (Не показывать промежуточные итоги, Показывать все промежуточные итоги в нижней части группы, Показывать все промежуточные итоги в заголовке группы, Включить отобранные фильтром элементы в итоги);

Общие итоги(Отключить для строк и столбцов, Включить для строк и столбцов, Включить только для строк, Включить только для столбцов);

Макет отчёта(Показать в сжатой форме, Показать в форме структуры, Показать в табличной форме, Повторять все подписи элементов, Не повторять подписи элементов);

Пустые строки(Вставить пустую строку после каждого элемента, Удалить пустую строку после каждого элемента).

Вы можете выбрать Параметры стилей Сводной таблицы: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Чередующие строки, Чередующиеся столбцы.